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¿Cómo hacemos la gestión de contratistas en Pragma?

Oct 16, 2023 | Blog

La gestión de contratistas puede estar llena de dificultades y a menudo da lugar a lo que llamamos ‘áreas de dolor’. En Pragma hemos desarrollado un proceso de gestión de contratistas que ayuda a superar estas dificultades. Durante una transmisión en vivo, Vangie Mari, Gerente del Área de Negocios, presentó una visión general del proceso que seguimos en Pragma, tanto para nuestra empresa como cuando gestionamos contratistas en nombre de nuestros clientes. Aquí hay algunos de los elementos en los que Vangie profundizó.

Involucrar a contratistas: hacerlo bien desde el principio

Encontrar a los contratistas adecuados comienza con factores que parecen muy básicos, pero que a menudo se pasan por alto, factores como: evaluar las necesidades del negocio y definir el alcance del trabajo. “El primer paso es mirar exactamente qué necesita hacerse. Esto es crítico para asegurar que los contratistas que estamos buscando estén acreditados para hacer un tipo particular de trabajo”, dice Vangie.

Solo una vez que se establece el alcance del trabajo, puede comenzar la tarea de buscar contratistas. En esta etapa, es importante garantizar que tengan los recursos correctos para hacer el trabajo y que puedan manejar la capacidad de trabajo. Se evalúan sus niveles de cumplimiento y competencia, y se proporcionan las herramientas y capacitaciones necesarias.

“Una vez que los contratistas están a bordo, comenzamos el verdadero proceso de gestión de contratistas. Lo primero es establecer medidas. ¡No podemos gestionar lo que no podemos medir!”, dice Vangie. “Establecemos KPIs (Key Performance Indicators) y SLAs (Service Level Agreement), y ponemos toda esa información en un sistema de gestión de activos empresariales para poder gestionarlo automáticamente. Esto nos permite identificar problemas de rendimiento a medida que surgen y abordarlos”.

Apoyo en la gestión de la cadena de suministro

Este es un proceso continuo, y es un área donde ‘apoyo’ es la palabra clave. “El contrato ha sido firmado, pero ahora queremos asegurarnos continuamente de que los acuerdos estén claros. ¿Necesita cambiar algo? Tengamos una conversación formal al respecto. ¿Hay cambios en las tarifas o en el alcance del trabajo del contratista? Asegurémonos de entender cuáles son esos cambios para poder incluirlos en el contrato”, dice Vangie.

En Pragma somos apasionados de la transformación. “Si una empresa necesita ayuda en su viaje de transformación, brindaremos apoyo y tendremos las discusiones necesarias”, dice Vangie. “Te ayudaremos a identificar el nivel en el que te encuentras, establecer tus objetivos y seguir tu progreso para que alcances tus metas”.

Digitalización

La tecnología ha avanzado y, en la gestión de contratistas, hay mucho que ganar al aprovechar al máximo la digitalización. “Solíamos decir que el cambio está por venir, pero el cambio ya está aquí. En el proceso de gestión de trabajo, las aplicaciones y herramientas que usamos pueden funcionar en tablets o teléfonos móviles. No hay desperdicio de papel, y la trazabilidad es mucho más confiable”, dice Vangie.

“Aquí hay un ejemplo de cómo la tecnología trabaja para nosotros. Un cliente registra una llamada a través de nuestro centro de atención 24/7 o a través de nuestra aplicación móvil. Revisamos esa solicitud y determinamos el alcance. Luego lo asignamos a un contratista (previamente seleccionado, capacitado, con tarifas negociadas, etc.) que tiene las habilidades requeridas y se encuentra en la región geográfica. El contratista usa nuestra aplicación Contractor Portal para asignar un técnico a un trabajo, rastrear cuándo ese técnico llega al sitio y registrar cuánto tiempo lleva completar el trabajo. La aplicación también se puede usar para revisar el permiso de trabajo y los documentos HSSE, para cotizar y facturar”.

Algunas personas podrían sentirse intimidadas por el uso de la tecnología, pero nuestras herramientas son fáciles de usar y proporcionamos capacitación y apoyo. “Otra ventaja de nuestra tecnología es que el rendimiento se mide fácilmente y se puede rastrear y revisar en cualquier momento. Las auditorías ya no son algo a lo que temer, ya que los problemas ya habrán sido identificados y abordados”, dice Vangie.

Para obtener más información sobre nuestro proceso de gestión de contratos, vea el seminario web completo en Webinar | Gestión de Contratistas – YouTube.

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